タスク管理アプリと仕事の分解・設計
Trelloとリマインダーを使う
タスクの分解・設計・管理
極小タスクから大規模ブロジェクトまで、あらゆる仕事・作業には必ず工程があります。
規模に関わらずプロジェクトと呼べるものであれば、比較的 作業工程のイメージしやすいと思いますが、極小のタスクに工程を意識する機会はあまりないと思います。
自分は管理しているWEBサイトで定期的に新規登録店舗の追加作業を行ってますが、1店舗につき10分かからない程度の作業であっても、以下のタスクに分解してから作業を進めています。
- 店舗ページ情報まとめ（テキスト・画像）
- 店舗ページ制作
- アカウント作成
- パスワード発行
- ログイン確認
- パスワードリスト送付＆報告
一見 面倒そうに見えても、いろいろなメリットがあるのです。
どんな作業でも細かな工程に分解して考えることは、タスク管理の基本なので慣れておくと良いですね。
この作業分解・工程設計が終わった段階で仕事の半分以上はもう終わってます！
工程分解のメリット
作業を工程に分解してチェックリスト化することで生まれるメリットは主に以下です。
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詳細な工程に分解することで、作業内容への理解が深まる
面倒に感じていた作業でも、意外に簡単な作業の集合体だったりします。 -
最低限の作業に分解しているので、ここの作業時間を正確に見積もれる
極小単位の作業であれば、やる前から時間が読めることが多いので、タスク全体の作業時間も把握しやすくなります。
初めての作業はおよその時間を測っておくと次回以降に役立ちます。 -
作業工程表を作ってから作業を進めるので、「次はなんだっけ？」などの余計な思考を排除できる
次の工程を考えたり、やり忘れを防ぐために注意することに思考力を使う必要がなくなります。
思考の必要がある作業にのみ脳を使いましょう。 -
工程設計に問題なければ、やり忘れを無くせる
工程設計をチェックリストに落とし込んでから作業を始めるので、やり忘れがあまりなくなります。
もし問題が生じるようなら工程設計をやり直してみましょう。 -
結果、時間を有効に活用できる
工程設計を行わずに進める作業には、次のステップを考えたり、やり忘れを気にしての手戻り、確認が増えるなどの余計な時間がかかっているものです。
それらを極力排除することで、意外なほど作業時間が短縮されます。
この方法に慣れてしまえば、1日の作業内容を10分程度で工程分解して、時間割として落とし込むことが可能になります。
ポイントは、急に入ってくる予定外のタスクをこなせるように、個々のタスクには時間的な余裕を持たせておくことです。
Trelloを使って進捗管理
1日の時間割が決められるようになったら、それを紙でもなんでもいいのでチェックリストとして記録しておきましょう。
自分はTrelloという、カンバン方式のプロジェクト・タスク管理アプリに書き込んでいます。
※ちなみに「カンバン」は世界で通じる日本語の一つです。
書き込むのはもちろん、iPad proを使ってですね！
Memo、ToDo、Doing、Doneという4つのリストを作成し、その中に期限つきのカードを作業順に積み上げています。
期限つきのカードの中にチェックリストを作ることが出来るので、そこに分解した工程を登録しています。
作業を進めるときには、そのチェックリストを順番に埋めていくことになります。
毎日・毎週・毎月繰り返す定型タスクはiOSのリマインダーに曜日や日にち・時間指定の繰り返しタスクとして登録するようにしています。
リマインダーを使うのは、決まっている作業なので完全に作業時間が読めるものに限定していますが、やらなければならない時間に通知してくれるのでやり忘れは発生しません。
弊社ではかつてTaskKit for GTDというタスク・プロジェクト管理用iOSアプリを開発・販売していましたが、実はもともと自分のタスク管理のために開発したものだったりします。
※開発環境や画面サイズの変化などにより、現在は開発を止めました。
あまりの作業量に忙殺される日々を送っていた頃に、WEBで仕事術やライフハックの情報を片っ端から読み漁って、なんとか解消しようと思って試してみたのが GTD（Getting Things Done） というデビッド・アレン氏が提唱する仕事術でした。
自分はGTDの考え方が合っていたようですが、どんな方法でもいいのでまずは実践してみることをおススメします。
ご自身やお仕事に合ったやり方であれば、必ず仕事が効率化されて余裕のある人生が送れるようになっていくと思います。
